Central de suporte Pauta.Me

Módulo: Financeiro
Menu: Pagamentos -> Títulos

Para acessar os Títulos a Pagar, clique no menu “Pagamentos”.

Ao acessar o menu, você será direcionado para a tela de pesquisa dos títulos existentes, onde você poderá filtrar sua pesquisa pelo ID do Título, Projeto… entre outros.

Após selecionados os filtros desejados aparecerá uma lista com os títulos referente a eles:

Através do grupo de botões localizados na parte superior direta da lista, será possível:

 Definir as colunas a serem ocultadas ou exibidas na tela.
 Exportar os registros nas extensões .CSV e .XLS.
Atualizar as informações exibidas na tela.

Caso queira adicionar um novo registro clique no botão no canto superior direito.

Uma nova página será exibida e então você irá preencher no formulário, pelo menos, as informações obrigatórias, marcadas com *.

Entenda um pouco mais sobre alguns campos do formulário:

Situação:

• Ativo: títulos nesta situação são contabilizados no sistema, geram automações de cobrança, são considerados em saldos, extratos e fluxos de caixa.
• Inativo: títulos inativados não possuem seus valores considerados em fluxo de caixa e não geram mensagens de cobrança.

Tipos de títulos:

• Título: registros deste tipo são considerados em fluxo de caixa e indicam atraso na quitação do valor;
• Previsão: quando o título for deste tipo, ao passar a data de vencimento título deixa de ser considerado em fluxo de caixa e contas a pagar em atraso;
• Permuta: utilizado para indicar o pagamento de permuta de um serviço ou bem. 

Projeto:

• Utilize este campo para gerar relatórios de receitas e custos por projetos

Itens do título:

• Os “Pré títulos”, que são documentos gerados pelo Pauta.Me na integração com os módulos de Negócios, Mídia On/Off e Produção, já possuem as informações desta seção preenchidas;
• A informações preenchidas neste campos serão impressas na Nota Fiscal.

Após o preenchimento dos campos solicitados clique em para criar o título, e novos campos serão exibidos, além de habilitar as demais abas do título:

Parcelas:

Nesta aba você define em quantas parcelas e datas de vencimento para a quitação do título, assim como também pode informar o número da nota fiscal emitida pelo fornecedor.

Retenções: 

Para adicionar um imposto que está sendo retido, clique no ícone e selecione o imposto. Preencha os demais campos: incidência na nota, alíquota (vem preenchida ao selecionar o imposto mas pode ser alterada nesta tela) e valor.

OBS: Caso o imposto não se encontre na lista, inclua em Configurações -> Impostos.

Clicando no botão você poderá criar um título de pagamento de imposto retido. Para isso basta informar a sua data de vencimento e clicar em

O título do imposto retido será vinculado ao título que originou a retenção.

• Para remover um registro de imposto retido na fonte, clique em

Títulos vinculados: 

Lista todos os títulos de impostos retidos vinculados ao título principal.

Baixas:

Nesta aba é possível realizar a baixa manual do pagamento clicando no botão .

Feito isso basta que seja informada a conta, o valor total de pagamento, a data de pagamento e clicar em .

Você pode excluir baixas não conciliadas clicando em .

Anexos:

permite adicionar qualquer arquivo que possua referência ao título.

Módulo: Produção
Menu: Cotações

Cotação é o ato ou efeito de cotar, preço pelo qual se negociam produtos ou serviços. Para cadastrar uma cotação siga os passos descritos abaixo: 

 1. Nesta tela é possível realizar filtros de pesquisa por:

• Código
• Título
• Cliente/Prospect
• Projeto
• Prazo
• Data do registro
  
  

 2. Ao clicar em , abrirá a tela de cadastro de cotação:

3. Após informar os dados corretamente, clique em .

4. Com os dados salvos, o step Orçamentos é habilitado.

5. Para inserir um item na cotação, clique no botão , informe os dados solicitados e depois clique em .

ATENÇÃO:
Não é permitido editar/remover item na cotação, quando possui orçamentos na situação Aprovado ou Reprovado.

6. Após cadastrar o item na cotação, é possível cadastrar os orçamentos dos itens:

7. As ações permitidas no orçamento são:

Editar: permitido somente para Orçamentos na situação Andamento;

– Visualizar documento do Orçamento, onde é possível:
– Configurar formato e orientação do documento
– Enviar por e-mail
– Gerar o documento em PDF
– Imprimir

Reprovar, esta ação não é reversível;

Aprovar, esta ação não é reversível.

Ao acessar a tela de visualização da Cotação e clicar em , irá abrir o documento da Cotação, onde você possui ainda mais três recursos:

• : Configurar o formato (licitação ou não) e orientação (retrato ou paisagem) do documento.;
  
  
  
• : o sistema envia para o contato selecionado um PDF com a cotação detalhada;
  
  
  
• : salva a tela de visualização da cotação em PDF;
  
  
  
• : imprimi a tela de visualização da cotação.

Módulo: Financeiro
Menu: Recebimentos -> Títulos

Para inserir um título de recebimento no Pauta.Me, você deverá:

1.  No módulo financeiro, acesse o menu “Recebimentos” e selecione a opção “Títulos”. Após a página de pesquisa carregar, clique no botão do lado superior direito da tela.

2. Preencha os campos do Cadastro Base, dando importância aos obrigatórios, que são:

• – Beneficiário;
• – Pagador;
• – Total Bruto;
• – Competência;
• – Vencimento;
• – Número de Parcelas;
• – Centro de Custos;
• – Plano de contas.
  Clique em para salvar os dados e desbloquear as abas restantes.

3. Depois de inserir o título serão habilitados o Plano de Contas e Apropriação por centro de custo. Após preencher esses campos, salve a página novamente clicando em

RETENÇÕES:

Caso o título referente possua Retenção de Impostos na Fonte, acesse a aba “Retenções” e clique no botão .

1. Informe o imposto referente, sua incidência na nota, alíquota e o valor a ser retido será calculado automaticamente. Clique em para salvar as inserções.

FATURAMENTO:
Aqui serão registradas as cobranças e realizado a emissão de notas. Para adicionar uma cobrança, na parte de “Parcelas” você deverá:

1. Verificar se o Pagador, Vencimento e Valor estão corretos. Depois clicar em .
   Obs: Caso você tenha cadastrado um número errado de parcelas no cadastro base, não se preocupe!
   Você poderá informar o valor da primeira parcela nessa tela e clicar no botão para que o sistema crie o número desejado de parcelas.
2. Informe o valor, data de pagamento (vencimento) e o seu tipo de cobrança. Após isso clique no botão “Inserir” para salvar as informações e depois em para visualizar a cobrança recém adicionada.
   Obs: Para abrir um boleto, basta clicar em cima do link na coluna “Cobrança”.

Emissão de notas:

1. Informe o pagador e clique no botão .
2. Verifique com cuidado se os dados do Tomador do serviço estão corretos, caso não esteja, feche a janela e clique em para ter acesso à edição de alguns itens de cadastro. Após salvar as alterações, você poderá prosseguir com o processo;
3. Na tela “Gerar Nota” informe o Tipo, Data de Emissão e selecione as parcelas que irão compor a nota.
   Você também terá a sua disposição, os campos “Informações Adicionais” e “Informações Adicionais para o Rodapé da Nota”, porém, não são itens de preenchimento obrigatório.
4. Clique em para realizar a emissão da nota.

ATENÇÃO: 
Para emissão de nota fiscal ou boletos, é necessário que o cadastro para faturamento esteja completo.

TÍTULOS VINCULADOS: 
Caso esse título gere algum retorno de tarifa bancária a pagar, eles ficarão listados aqui. Para visualizar ele, basta clicar em

BAIXAS:
Após receber a confirmação do pagamento, você deverá registrar a baixa dessa parcela no Pauta.Me, para isso clique em .

1. Informe a conta qual foi efetuado o pagamento, Data, Juros + Multa (caso tenha), valor da baixa e clique em .

Você também poderá realizar a baixa das parcelas importando o arquivo de retorno do banco, para saber mais clique aqui.

ANEXOS: 
Nessa aba você poderá adicionar arquivos/documentos referentes ao título cadastrado.

Módulo: Financeiro
Menu: Pagamentos -> Planos de recorrência

Todo mês você tem as mesmas contas a pagar: salário de funcionários, luz, internet, aluguel e etc? 

Para facilitar a sua rotina utilize este recurso e deixe que o Pauta.Me crie os títulos de contas a pagar conforme as informações pré-definidas no cadastro do plano de recorrência.

Os “Planos de recorrência” estão localizados no menu de contas pagar do módulo financeiro, ao selecionar a opção será exibida a página de pesquisa e nela você poderá:

Criar um plano de recorrência;
Utilizar os campos de pesquisa para localizar um registro com facilidade, os  filtros disponíveis são: descrição, beneficiário, situação, tipo de recorrência,  próximo vencimento e dia para emissão;
Limpar a pesquisa realizada;
Personalizar a tabela de resultados;
Exportar em csv ou planilha;

Ao clicar no botão será iniciado o processo para criar um plano de recorrência. A primeira etapa deste processo é preencher os campos existentes na aba “Cadastro base” e em seguida clicar sobre o botão , feito isso serão habilitadas as demais abas do plano: “Títulos”, “Retenções”, “Faturamento” e “Anexos”, abaixo veja mais detalhes sobre cada uma destas abas:

CADASTRO BASE:
Nesta página é necessário prestar as seguintes informações:

• Pagador: Campo obrigatório,
• Situação: Os títulos ativos são são considerados em painel, fluxo de caixa e etc.
• Descrição: Campo descritivo para descrever características do plano.
• Tipo de recorrência: Indica a frequência que os títulos deverão ser criados.
• Beneficiário: Campo obrigatório, utilizado para indicar quem irá receber o valor a ser pago.
• Projeto: A seleção do projeto é indicada para gerar relatórios custos.
• Itens do título: Utilizado para descrever os itens do título a pagar.
• Total bruto: Campo referente ao valor bruto de cada título que será gerado.
• Juros: Informar o valor dos juros em percentuais.
• Valor da multa: Informar o valor da multa em reais.
• Próximo vencimento: Campo obrigatório referente a data de vencimento do próximo título a ser emitido.
• Limite de recorrências: Informe a quantidade de títulos que deverão ser gerados no plano. Se o limite for igual a 0 o Pauta.Me ficará gerando títulos até que você defina a “situação” como inativo.
• Centro de custos: Campo obrigatório e a incidência pode ser dividida em diferentes centros de custos.
• Plano de contas: Campo obrigatório e a incidência pode ser dividida em diferentes planos de contas.
• Mais informações: Utilize esta campo para descrever as observações do plano.

RETENÇÕES:
Caso necessário, você poderá cadastrar a retenção de impostos na fonte, para isto basta clicar no botão e depois selecionar o tipo de imposto (previamente cadastrado no menu Configurações – Impostos).

AUTOMAÇÃO:
É aqui você irá definir as informações para emissão dos títulos:

• Dia para emissão: Campo utilizado par definir a data de criação do título pelo sistema;
• Próxima competência: Data referente a competência do próximo título a ser criado;
• Emite título da retenção: Ao selecionar a opção sim serão criados automaticamente os títulos referentes as retenções de impostos;
• Baixa agendada: Ao definir a opção sim o sistema irá realizar a baixa do título criado pelo sistema automaticamente;
• Conta para baixa agendada: Selecione a conta em que será realizada a baixa do título (para quando a opção baixa agendada for igual a sim).

TÍTULOS:
Nesta aba serão exibidos os títulos emitidos. Eles podem ser gerados através da automação, conforme definições realizadas na aba “Faturamento” ou manualmente através do botão , também é possível criados fora do plano. 

ANEXOS:
Utilize esta aba para inserir arquivos referentes ao plano. 

Módulo: Financeiro
Menu: Recebimentos –> Planos de recorrência

O plano de recorrência é uma forma automatizada de gerar títulos a receber que são recorrentes, ou seja, recebimentos fixos e periódicos por cliente.

Para criar um “Plano de Recorrência” acesse no módulo financeiro o menu “Recebimentos“, selecione o item “Planos de Recorrência” e clique sobre o botão .

Preencha os dados solicitados na aba Cadastro Base e depois clique sobre o botão .

RETENÇÕES:
Caso necessário, você poderá cadastrar a retenção de impostos na fonte, para isto basta clicar no botão e depois selecionar o tipo de imposto (previamente cadastrado no menu Configurações – Impostos).

AUTOMAÇÕES:

O Pauta.Me faz o controle da data do próximo vencimento de cada plano de recorrência, porém, você pode manipular essa data manualmente editando o campo “Próximo Vencimento”, exemplo: 
– O plano de recorrência é mensal e está agendando para gerar o próximo título com o vencimento em 01/06/20xx, se você alterar alterar o dia para 05/06/20xx, todos os demais títulos seguirão essa nova data. 

Na aba Automação selecione o cadastro contra quem será faturado, o tipo de cobrança, se emite NFSe (sim ou não). 

TÍTULOS:
Nesta aba serão exibidos os títulos emitidos. Eles podem ser gerados através da automação, conforme definições realizadas na aba “Faturamento” ou manualmente através do botão , também é possível criados fora do plano.

Os títulos podem ser emitidos dentro do cadastro do plano de recorrência ou simplesmente de forma automatizada, onde se configura o intervalo de dias para o sistema gerar. No momento em que o sistema gera o título do plano, se configurado o esquema de faturamento do plano, a nota fiscal eletrônica é emitida, o boleto gerado, a remessa aberta e a mensagem de cobrança enviada para o e-mail do cliente, tudo em um único processo. 

ANEXOS:
Utilize esta aba para inserir arquivos referentes ao plano. 

• Para editar um plano cadastrado, basta acessa-lo, editar os campos desejados e clicar em .
• Para remover, acesse o plano e clique em .