Central de suporte Pauta.Me

Módulo: Configurações
Menu: Operadores

Os operadores são os colaboradores da empresa que utilizam o sistema, com a definição de níveis de acesso e departamento, você consegue limitar o acesso de cada usuário conforme seja necessário.

Para cadastrar um novo operador, visualizar ou editar um já existente no Pauta.Me, acesse o menu “Operadores”.

Você será direcionado para a tela de pesquisa e nela você poderá buscar por operadores já existentes, para visualizá-los basta clicar em cima do nome desejado.

Para adicionar um novo operador, clique no botão localizado no canto superior direito da tela .

A primeira aba chamada “Dados Gerais” possuirá os dados básicos do operador. É necessário preencher no mínimo os campos obrigatórios, sinalizados com *

Após preencher os campos obrigatórios com os dados do operador, clique no botão para liberar as abas “Login” e “Vínculos”.

LOGIN

Nesta aba você poderá definir:

• Login: O e-mail do operador que será utilizado para acessar o sistema e receber notificações como redefinição de senha, menções em atividades, etc.;
• Nível de acesso: Nível previamente cadastrado, que definirá quais módulos o operador terá acesso;
• Departamento: Departamento previamente cadastrado, que definirá o módulo padrão do operador;
• Situação: Usuários ativos terão acesso ao sistema enquanto usuário inativos não poderão acessá-lo;
• Receber notificações por e-mail: Caso opte por “sim” o operador receberá notificações de tudo em que estiver envolvido. Caso escolha não receber notificações por e-mail, o usuário receberá apenas notificações de menções em atividades, e-mail de boas-vindas e redefinição de senha;
• Permissão para editar o Timesheet: Caso o usuário possua esse acesso, ele poderá acessar o relatório do timesheet e editar suas horas trabalhadas manualmente.

Para salvar os dados informados basta clicar no botão .

VÍNCULOS

A aba de vínculos nada mais é que uma agenda de contatos deste usuário. Preencha os dados do formulário e clique no botão para adiciona-lo a lista.

Para remover um operador basta clicar em no canto inferior direito da tela e clicar em SIM.

No final, clique no botão para guardar as informações inseridas.

Módulo: Configurações
Menu: Painel do Cliente

No Pauta.Me nós disponibilizamos um ambiente desenvolvido especialmente para atender os clientes dos nossos clientes, é o Painel do Cliente. Nele seus clientes podem acompanhar o andamento das tarefas executadas pela sua empresa, visualizar e aprovar peças, comentar e solicitar tarefas.

Para configurar o Painel do Cliente, siga as instruções abaixo:

1. Acesse o menu “Painel do Cliente” no módulo de Configurações;
   
2. Defina em “Permite solicitar tarefa” se os seus clientes poderão, ou não, solicitar tarefas via Painel do Cliente. Se a sua configuração para este item for “Sim”, as tarefas solicitadas serão exibidas na pauta do operador escolhido pelo seu cliente.

3. Escolha o “Status da Tarefa” que será criada.
   Clique aqui para ver como configurar o Status de Tarefa; 

4. Para que seus clientes encaminhem arquivos de referência via Painel é necessário definir o diretório padrão para upload de peças. Dentro deste diretório serão criadas subpastas por clientes assim você manterá os arquivos organizados.

5. Selecione quais operadores irão receber as solicitações de tarefas pelo check ;
6. Informe quais operadores serão exibidos na tela de contato pelo check  do Painel do Cliente;

7. Preencha os campos de Contato da sua agência. 

8. Clique em .

ATENÇÃO:
Os atendentes listados na tela de configuração do Painel do Cliente são os mesmos cadastrados no menu “Operadores”.

LEITURA COMPLEMENTAR
– Para aprender a configurar o acesso do seu cliente no Painel do Cliente Pauta.Me clique aqui.
– Para aprender a liberar tarefas, peças e comentários para o seu cliente no Painel do Cliente clique aqui.

Módulo: Configurações
Menu: Transferir

Este recurso é muito importante quando existe alguma mudança em sua equipe de trabalho. Isto pode ocorrer quando um colaborador trocar de cargo, se desligar da sua empresa, entrar de férias, for removido do Pauta.Me e algum outro motivo em que será necessário transferir registros entre operadores.

Você poderá transferir em lote os  seguintes tipos de registros:

• Atividades executando na situação “espera” e “andamento” com esforço menor que 100%.
• Atividades avaliando na situação “espera” e “andamento”.
• Negócios em andamento, neste tipo de transferência o contato também é migrado para o novo operador.
• Contatos com responsável atribuído.
• Planos de Mídia (Pedidos de Inserção)
• Cotações (Orçamentos)

1. Para proceder com esta funcionalidade é preciso ter credenciais de acesso ao módulo de Configurações.
2. Localize o menu “Transferir“, selecione o “Tipo de registro”, preencha o campo “De” com o operador que irá ceder os registros e clique no botão pesquisar.

3. Selecione o operador que irá receber os registros no campo “Para”;

4. Clique sobre o botão azul com seta e aguarde que a transferência seja concluída.

ATENÇÃO:

• Os registros de atividades com esforço igual a 100% e com as situações “Concluído”, “Arquivado”, “Cancelado”, “Reprovado” e “Aprovado” são guardados no histórico do operador que as executou.
  
• Quando o operador já tenha realizado algum esforço, ele será definido em 100% e o novo operador será adicionado na atividade, se não houver esforço definido pelo operador ele simplesmente será substituído.

Módulo: Configurações
Menu: Integrações / Webhook

O QUE É UM WEBHOOK?

É uma forma de receber informações passivas entre sistemas quando um evento acontece. O webhook (também conhecido como retorno de chamada web ou HTTP e, ainda, impulso API) é uma forma prática para uma aplicação fornecer informações em tempo real para outros aplicativos.

COMO FUNCIONA O WEBHOOK DO PAUTA.ME:

O Pauta.Me avisará quando ocorrer algum evento referente ao cadastro de Projetos. Este aviso é realizado através de um webhook, por uma URL para o seu aplicativo. 

As informações que o Pauta.Me enviará para o seu aplicativo, a partir de uma ação em algum projeto cadastrado são: 

– Ação realizada no projeto;
– ID do projeto;
– Data e hora de cadastro do projeto;
– Data e hora da ultima atualização;
– Código do projeto;
– Nome fantasia do cliente;
– Status do Projeto;
– Tipo do projeto;
– Nome do Projeto;
– Privacidade do projeto (público, equipe, privado).

Para cadastrar a URL do aplicativo que você deseja conectar com o Pauta.Me siga os passos abaixo:

 Para adicionar um webhook:

1. Acesse o menu “Integrações > Webhook” no módulo “Configurações“
2. Selecione a opção Webhook “Personalizado – Projetos” e informe a URL da sua aplicação
3. Clique em  para adicionar o cadastro e depois em .

> Para editar ou alterar um cadastro: 

1. Faça a alteração necessária e depois clique em .

> Para remover uma linha, ou várias: 

1. Selecione as linhas que desejar remover e depois clique em .

Módulo: Configurações
Menu: Integrações / RD Station

Para configurar a integração que ativa o envio automático de Contatos do Pauta.Me para o RD Station, siga os passos abaixo:

1. No Pauta.Me acesse no módulo de “Configurações” o menu “Integração” e selecione a opção “RD Station“;

2. Clique no botão ;
   
3. Em outra aba do seu navegador, acesse o “RD Station” e no menu do canto superior direito, clique em “Integrações“;

4. Clique sobre o botão “Configurar” do item “API“;

5. Copie os tokens informados pelo software da Resultados Digitais e cole dentro dos campos da página de configuração do RD Station na sua plataforma Pauta.Me;

6. Clique em “Salvar”.

ATENÇÃO!

Para que a integração seja realizada com sucesso, é necessário que o cadastro dos contatos possua a informação de “e-mail geral”.

Para configurar a integração que ativa o envio automático  dos Leads, Conversões de Oportunidades e de Clientes da sua base de cadastros no RD Station para o Pauta.Me, siga os passos abaixo:

1. Acesse o “RD Station” e no menu “Relacionar” selecione a opção “Automação de Marketing”, depois clique sobre o botão .
   
2. Defina um nome para o fluxo, selecione a opção “Fluxo com Prioridade” e escolha o número de prioridade do fluxo que você está criando e clique em .

3. Defina as condições de entrada e clique em .

4. Defina as “Opções Avançadas” e clique em ;

5. Em “Ações do Fluxo” selecione a opção “Enviar lead para a URL” e insira a URL (webhook) fornecida pelo Pauta.Me em “Atendimento/CRM – Configurações – RD Station”;
6. Clique em “Adicionar e Salvar”.

ATENÇÃO!

Você pode criar vários “Fluxos” no RD Station, sendo assim, sugerimos a criação de fluxos com condições de entrada diferenciadas para cada tipo de contato do Pauta.Me:
– Lead: Leads que pertencem à lista de segmentação ‘Leads (estágio no funil)’
– Prospect: Leads que pertencem à lista de segmentação ‘Oportunidades’– Cliente: Leads que pertencem à lista de segmentação ‘Clientes (estágio no funil)’

LEITURA RECOMENDADA:
– Sobre a ferramenta para remover registros importados
– Artigo publicado pela RD Station que explica como “utilizar a ação enviar Lead para uma URL”.