Central de suporte Pauta.Me

A pauta de atividades poderá ser acessada por todos os módulos do sistema pelo menu “Pauta” e terá dois tipos de visualização: Lista e Agenda.

Em ambos os tipos, você terá as opções de visualizar as atividades que você está:

• Executando: Qual você se encontra na equipe de Execução;
• Avaliando: Qual você foi definido como Avaliador;
• Liderando: Atividades de projetos qual você foi definido como líder;
• Seguindo: Atividades de projetos qual você está definido como seguidor;

Você também terá acesso as opções “Destaques“, que são atividades que você marca como destaque e “Todas as Atividades“, que será a pauta completa de atividades da empresa. Para alterar entre as possibilidades aqui citadas, basta clicar em cima da opção desejada.

Outra opção de visualização é filtrar por departamento. Para isso, clique em cima da aba do departamento desejado.

Para buscar por atividades mais específicas, clique no botão . Ele irá expandir uma barra de pesquisa com diversos filtros para auxiliar na busca desejada.

O botão  servirá para atualizar a pauta a formatação de filtros padrão do sistema. Para adicionar uma nova Tarefa, Reunião ou Ligação, você poderá utilizar o botão  e selecionar a opção desejada.

Particularidades dos modos de exibição:

No modo de exibição do tipo Lista, você poderá:

• Fazer o download de um arquivo CSV das atividades listadas clicando no botão 
• Destacar atividades pela lista clicando em cima da bandeira ao lado do título da atividade

• Visualizar de forma resumida a quantidade de comentários e documentos anexados em cada atividade

No modo de exibição tipo Agenda, você poderá definir a escala utilizada para exibir as atividades. As opções serão:

• Mês: Exibição resumida das atividades por dia do mês, no estilo calendário.

• Semana: Os dias se tornaram colunas e as linhas irão representar os horários do dia.

• Dia: As linhas continuarão representando os horários do dia, uma linha vermelha irá sinalizar o seu horário atual.

Utilize o botão  para navegar entre a agenda, ele irá alternar entre os meses, semanas e dias. Já o botão  servirá como atalho para o dia, semana ou mês atual. 

No Paute.Me, os negócios são considerados as fontes de receita da empresa, possuindo uma atribuição de serviços prestados e gerando orçamentos que você poderá enviar diretamente para o seu cliente. Essa funcionalidade possui integração com o módulo de Projetos e Financeiro, que irá funcionar da seguinte maneira:

Após a aprovação de um Negócio, uma Ordem de Serviço é gerada no módulo de Projetos e após sua conclusão pelo departamento ela voltará ao módulo de negócios para que o operador responsável aprove ou reprove a sua finalização. Essa mesma aprovação irá gerar um pré-título a receber no módulo Financeiro, que poderá emitir a cobrança e nota fiscal ao cliente.

Para visualizar os seus negócios, clique no menu “Negócios”.

Você será direcionado para a tela de pesquisa e nela você poderá buscar por negócios já existentes, para visualizá-los basta clicar em cima do nome desejado.

A sequência de botões  permitirá a extração do resultado da pesquisa, a ocultação e adição de novas colunas e o recarregamento da página para a volta dos padrões do sistema.

Para adicionar um novo negócio, clique no botão  localizado no canto superior direito da tela.

Obs.: Este artigo está separado em três tópicos, que irá falar sobre o cadastro, a visualização e remoção de um Negócio. 

Podem criar, editar e visualizar um “Negócio”: o responsável pelo contato, o administrador do módulo e o operador com acesso completo. 

Os “Negócios” possuem situações que são alteradas a medida que a negociação evolui:

• Andamento: Situação do negócio que permite edição até que ele seja aprovado ou cancelado;
• Aprovado: Quando aprovado gera “Ordens de Serviço”;
• Concluído: Quando todas as “Ordens de Serviço” forem aprovadas;
• Cancelado: É possível cancelar um negócio em qualquer fase enquanto ele estiver em “andamento”, para isto será necessário informar o “Motivo do cancelamento”. 

Para avançar de uma fase para outra é necessário informar os dados obrigatórios e salvar as informações prestadas. Abaixo apresentaremos o passo a passo para avançar as fases do Negócio e os recursos disponíveis:

OPORTUNIDADE

As Oportunidades de negócios podem ser vinculadas a prospects e clientes de responsabilidade do operador logado na plataforma. 

Podem ser criadas automaticamente pelo Pauta.Me de duas maneiras, de acordo com as “Configurações de oportunidades”:

1. Ao cadastrar um prospect.
2. Via integração com o app de inbound marketing RD Station, leads marcados com Oportunidade são importados como Prospects e geram o cadastro padrão de uma oportunidade. 

Para cadastrar manualmente uma “Oportunidade”

1. Acesse o menu “Negócios” no módulo de Negócios
2. Clique sobre o botão  Preencha os campos obrigatórios: Contato, Tipo do funil e fase de funil. 
3. Outros campos a serem informados são: Vínculo do contato, Valor estimado e Previsão de contato.
4. Clique em .
   
   OBS.: Se as “Configurações de oportunidades” estiverem definidas os campos de tipo e fase do funil virão preenchidos de acordo com os parâmetros pré-estabelecidos, porém você poderá altera-los se desejar.

Observe na figura abaixo que dentro do círculo da fase “Oportunidade” o ícone de confirmação do passo agora está amarelo (), isto significa que você pode avançar para a próxima fase do “Negócio”.

PROPOSTA

Nesta fase você poderá:

• Editar o título;
• Informar a data de validade;
• Adicionar os serviços e editar valor negociado, desconto e quantidades;
• Compor um texto de apresentação ou utilizar um modelo previamente cadastrado.
  
  OBS.: A calculadora disponível no campo quantidade serve para calcular a quantidade de itens para um subtotal previamente definido.

Para avançar para a próxima fase você precisará informar pelo menos um serviço e clicar no botão “Salvar”, com isso o ícone de confirmação do passo ficará verde.

NEGOCIAÇÃO

Está na hora de informar os acertos finais da negociação:

• Na coluna “Negociação” você indicará as seguintes informações: 
  – Para serviço sem recorrência: será informada a quantidade de parcelas e com um clique sobre o botão  você poderá customizar as datas de vencimento e os valores das parcelas.
  – Serviços com recorrência: você irá informar a quantidade de meses que o serviço será prestado;
  
  
• 1º vencimento” e “Entrega”: podem ser atribuídas de forma individual ou em lote.

• Clique sobre o botão  para prestar informações específicas para o departamento financeiro e equipe de projetos. Estas informações estarão disponíveis na visualização da “Ordens de Serviço”.

• Faturar em nome de: É possível criar um “Negócio” em nome de um cliente e gerar o faturamento (boleto, NFe…) contra outro contato cadastrado no Pauta.Me

Vale lembrar que os campos assinalados como obrigatórios* devem estar preenchidos para que seja possível avançar para a última fase do “Negócio”.

APROVAR
Agora revise as informações do seu “Negócio” e se estiverem de acordo com a negociação clique sobre o botão “Aprovar”, isto irá gerar as “Ordens de Serviço”

Visualizando um Negócio

Após a inserção de uma Oportunidade, um “Negócio” é gerado com o status “Em andamento”. Nesse momento você já terá uma tela de visualização do negócio e pode acessá-la através do botão “Visualizar”, localizado no canto superior direito da tela de edição.

Na tela de visualização de um negócio você poderá: 

• Visualizar os dados das empresas relacionadas: No lado esquerdo estará os dados da sua empresa, e no direito o do cliente.

• Alterar sua fase e o Funil de Vendas: Você poderá alterar o funil através da caixa de seleção localizada no canto direito na secção Funil de Vendas. Já para alterar sua fase no Funil, basta clicar em cima da desejada, sendo que a atual estará destacada com a cor mais forte.

• Visualizar os dados do negócio: Quando estiver sem proposta, será possível visualizar o valor estimado e previsão de contato (caso tenha). Após a inserção da proposta comercial, você terá um atalho para visualizá-la e posteriormente, depois da inserção dos dados de negociação também terá a opção de aprovar essa proposta.

• Criar e vincular atividades: Caso já existam atividades avulsas (que não possuem vínculo com projetos) para esse cliente, você poderá vinculá-las ao negócio através do botão . Outra opção é criar atividades, reuniões e ligações vinculadas ao negócio diretamente por essa seção, através do botão .

O registro dessas atividades aqui se torna extremamente importante para você ter um acompanhamento melhor sobre os acontecimentos do negócio, o total de esforço prestado, sua alocação de tempo e é claro, possuir um histórico de tudo isso.

• Visualizar atualizações: Todo tipo de alteração realizada desde a criação da oportunidade. Sendo os primeiros registros os mais recentes e os últimos os mais antigos. Aqui também ficará salvo as versões das propostas criadas e você poderá visualizá-las através do botão laranja.

Removendo um Negócio

É necessário lembrar que essa ação pode gerar uma perda de dados que talvez sejam importantes para a sua empresa. Por este motivo, aconselhamos os nossos clientes a sempre cancelar os negócios ao invés de removê-los, com isso o histórico de registros não será afetado diretamente e você ainda poderá informar o motivo desse cancelamento. Essa opção fica na parte superior direita na tela de edição e visualização de um negócio, podendo ser acionada a qualquer momento.

Caso ainda assim você realmente queira remove-lo, você poderá utilizar botão “Remover” localizado no canto inferior direito da tela de edição do Negócio.
Obs.: A remoção de um Negócio só pode ser realizada se os pré-títulos gerados no modulo financeiro e as Ordens de Serviço estiverem em espera. Outra questão importante é não ter nenhuma atividade vinculada a esse negócio.

O Painel do módulo de Negócios possui um layout com as informações pontuais sobre as ações do operador logado. Estes dados são relevantes na gestão comercial da empresa e auxiliam nas tomadas de decisão dos negócios.  

Utilize o filtro de data inicial e data final para atualizar o período desejado de análise dos indicadores:

| Novos leads | Oportunidades em andamento| Propostas em andamento | Negócios ganhos | Negócios Perdidos |

Na seção “Minhas atividades” são exibidas as tarefas atribuídas ao operador que esta conectado ao Pauta.Me. Você pode utilizar os filtros de período “Hoje”, “Semana”, “Mês”

O “Funil de vendas” exibe oportunidades e propostas que foram inseridas no Pauta.Me com o status vinculados a condição (em andamento).

No gráfico de “Negócios“, você tem uma visão de linhas para analisar os valores de metas cadastradas para o ano corrente versus o valor dos Negócios aprovados.  

Na seção “Ordens de Serviço” são disponibilizados 4 cards de alerta que indicam em números situações específicas das O.S., com um clique sobre o card serão apresentadas informações detalhadas:

• Aguardando Aprovação: Ordens de serviço liberadas, no módulo de Projetos, para aprovação do cliente.
• Entrega em Risco: Ordens de serviço faltando 7 dias ou menos para o prazo do cliente;
• Entrega Atrasada: Ordens de serviço em andamento com o prazo do cliente anterior à data atual;

Os “Negócios por região” são exibidos em um mapa e apresentados em uma tabela onde você pode clicar sobre a cidade e verificar informações referentes a proposta comercial encaminhada, data de cadastro da proposta, valor estimado, total a receber, cliente, projeto e funil de vendas a qual ela pertence.