Central de suporte Pauta.Me

Como transferir os registros de um operador para outro?

Módulo: Configurações
Menu: Transferir

Este recurso é muito importante quando existe alguma mudança em sua equipe de trabalho. Isto pode ocorrer quando um colaborador trocar de cargo, se desligar da sua empresa, entrar de férias, for removido do Pauta.Me e algum outro motivo em que será necessário transferir registros entre operadores.

Você poderá transferir em lote os  seguintes tipos de registros:

• Atividades executando na situação “espera” e “andamento” com esforço menor que 100%.
• Atividades avaliando na situação “espera” e “andamento”.
• Negócios em andamento, neste tipo de transferência o contato também é migrado para o novo operador.
• Contatos com responsável atribuído.
• Planos de Mídia (Pedidos de Inserção)
• Cotações (Orçamentos)

1. Para proceder com esta funcionalidade é preciso ter credenciais de acesso ao módulo de Configurações.
2. Localize o menu “Transferir“, selecione o “Tipo de registro”, preencha o campo “De” com o operador que irá ceder os registros e clique no botão pesquisar.

3. Selecione o operador que irá receber os registros no campo “Para”;

4. Clique sobre o botão azul com seta e aguarde que a transferência seja concluída.

ATENÇÃO:

• Os registros de atividades com esforço igual a 100% e com as situações “Concluído”, “Arquivado”, “Cancelado”, “Reprovado” e “Aprovado” são guardados no histórico do operador que as executou.
  
• Quando o operador já tenha realizado algum esforço, ele será definido em 100% e o novo operador será adicionado na atividade, se não houver esforço definido pelo operador ele simplesmente será substituído.

Como cadastro os serviços prestados pela minha agência?

Módulo/Menu: Negócios > Serviços / Tabela de Serviços
Módulo/Menu: Financeiro > Configurações / Tabela de Serviços

Ao acessar clique sobre o item do menu “Tabela de Serviços”, será exibida uma tela de pesquisa com:

• Botão para adicionar novo cadastro .
  
• Filtros de pesquisa e botão para realizar a pesquisa;

• Botão para atualizar a tela, ocultar/exibir colunas na tabela e exportar tabela (.csv ou .xls).

• Lista dos serviços/produtos cadastrados; 

• Para editar um cadastro: acesse o registro e altere os campos. Após, clicar em .
  
• Para remover um cadastro: acesse o registro e utilize o botão  no final da tela.
  
• Para adicionar um serviço/produto ofertado pela sua empresa, com seus respectivos valores e regras de negociação, siga os passos abaixo:

1. Clique no botão  na tela de pesquisa.
   
2. Preencha os dados solicitados no formulário de cadastro de tipo de serviço:
   – Grupo: Campo obrigatório para o cadastro. É possível inserir um novo grupo através do botão.
   
   – Serviço: Nome do serviço/produto, campo obrigatório. 
   
   – Valor de tabela (R$): Preço estabelecido em tabela para cobrança do serviço/produto.
   
   – Valor unitário de venda (R$): Pode ser igual ou diferente do valor de tabela, no cadastro de uma proposta comercial este é o valor que será exibido.
   
   – Tipo de custo: É utilizado para venda de serviços/produtos relacionadas a custos de campanha para anúncios no meio digital. Ex.: CPC (Custo por Cliques), CPM (Custo por Mil Impressões).
   
   – Quantidade equivalente ao tipo de custo: Utilizado para calcular a quantidade negociada a partir do tipo de custo. Ex.: Tipo de custo CMP, quantidade equivalente 1.000.
   
   – Unidade: Utilizado para definir a unidade de venda do serviço/produto. Ex.: unidade, dúzia, caixa…
   
   – Quantidade mínima: Se definida no cadastro do serviço/produto não será permitida a venda de quantidades inferiores.
   
   – Quantidade máxima: Se definida no cadastro do serviço/produto não será permitida a venda de quantidades superiores.
   
   – Margem para descontos: Se definida não será permitido conceder desconto maior na proposta comercial.
   
   – Comissão: Percentual utilizado para calcular o valor pago ao vendedor.
   
   – Multa de cancelamento: Percentual cobrado quando houver cancelamento do serviço.
   
   – Descrição: As informações descritas neste campo serão exibidas junto a apresentação da proposta comercial.
   
   – Tipo de recorrência: Definição do modelo de cobrança para seus serviços/produtos, pode ser: mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual.
   
3. Clique em .

ATENÇÃO!
Somente quem é Administrador do Módulo tem acesso ao menu de Serviços.

Quais os primeiros passos para usar o Pauta.Me?

O Pauta.Me é um ERP flexível e intuitivo, concebido para otimizar o fluxo de trabalho das agências de publicidade e centraliza diversos recursos importantes para a organização adequada da sua empresa, proporcionando maior desempenho na gestão empresarial.

Entretanto cada agência possui características próprias, e configurar o ambiente de produção do Pauta.Me é de suma importância para que as funcionalidades disponíveis na plataforma funcionem de acordo com as expectativas e suportem os processos do seu negócio.

Assim sendo, a configuração garante flexibilidade ao sistema na medida que  as empresas ajustem as funcionalidades do sistema aos seus requisitos e características.

Em nossa base de conhecimento você encontrará uma seção dedicada ao módulo de Configurações com muitos artigos desenvolvidos por nossa equipe. Clique aqui para acessa-la.

No módulo de Configurações você irá definir as seguintes customizações para a sua empresa:

1- Definição dos Níveis de Acesso, podendo ser individual ou por grupos

2- Cadastro dos Departamentos existentes em sua empresa

3- Cadastro de Operadores

4– Configuração de Armazenamentos (Servidor Local/FTP, GoogleDrive, DropBox, OneDrive)

5– Configuração da Impressão em PDF dos documentos gerados no Pauta.Me

6- Edição da tabela de Feriados

7 – Configuração da Logo do sistema

8- Configuração do Painel do Cliente

9- Ferramenta de Tranferir dados

– Configuração de Integrações 

Além das configurações gerais, realizadas no módulo de Configurações você também tem precisa realizar as configurações dos módulos que serão utilizados pela sua empresa.

O ambiente de produção (app.pauta.me/cliente) é instalado com configurações default, no entanto para atender as demandas da sua empresa você precisará avaliar se estas configurações estão de acordo com a realidade do fluxo de trabalho desenvolvido por sua equipe.

Tão importante quanto configurar a sua plataforma é realizar os cadastros de contatos, sejam eles: Leads, Clientes, Fornecedores e Veículos. 

Feitos os cadastros necessários você conseguirá realizar os processos como: 

    – Criar projetos

    – Adicionar uma proposta comercial

   – Desenvolver Plano de Mídia

   – Inserir Orçamento

Outro cadastro importante é o da Tabela de Preços, pois é a partir dele que você poderá inserir o serviços prestados pela sua empresa na Proposta Comercial.

OBSERVAÇÃO:

Nas páginas de cadastros de contatos, após salvar a tela de dados básicos, o sistema irá habilitar novas abas, sendo uma delas a de “Contatos” vinculados ao cadastro. 

Como funcionam os tipos de faturamento do módulo de Produção?

Módulo: Produção
Menu: Ordem de compra (O.C)

O Pauta.Me possui 5 tipos de faturamento para serem utilizados no faturamento das ordens de compra:

Bruto contra agência: A agência recebe do cliente o valor bruto e repassa para o fornecedor. O fornecedor paga para a agência os honorários.

Quando enviado para faturamento, no módulo financeiro serão gerados 3 documentos:

• 1 pré-título a receber do cliente o valor bruto
• 1 pré-título a pagar o veículo o valor bruto
• 1 pré-título a receber do veículo a comissão padrão

Bruto contra cliente: O fornecedor recebe do cliente o valor bruto e paga para a agência os honorários.

Quando enviado para faturamento, no módulo financeiro será gerado 1 pré-título a receber do veículo a comissão padrão. 

Líquido + comissão contra agência: A agência recebe do cliente o valor líquido e repassa para o fornecedor. O cliente paga para a agência os honorários.

Quando enviado para faturamento, no módulo financeiro serão gerados 3 documentos:

• 1 pré-título a receber do cliente o valor líquido
• 1 pré-título para pagar ao veículo o valor líquido
• 1 pré-título a receber do cliente o valor da comissão padrão

Líquido contra agência: A agência paga para o fornecedor o valor líquido e recebe do cliente os honorários. Neste tipo de faturamento o valor líquido foi negociado com cliente em outra operação.

Quando enviado para faturamento, no módulo financeiro serão gerados 2 documentos:

• 1 pré-título para pagar ao veículo o valor líquido
• 1 pré-título a receber do cliente a comissão padrão

Líquido contra cliente: O cliente paga para o fornecedor o valor líquido e para a agência os honorários.
Quando enviado para faturamento, no módulo financeiro será gerado 1 pré-título a receber do cliente a comissão padrão.
Você também poderá utilizar esse tipo de faturamento para os casos de serviços internos, cadastrando a unidade licenciante (agência) como fornecedor. Isso feito, irá gerar um título de recebimento para a agência. 

Para que servem as privacidades de projetos?

Módulo: Projetos
Menu: Projetos

Ao cadastrar um projeto é necessário definir a sua privacidade:

– Público: todos operadores do sistema podem visualizar as atividades,
– Equipe: apenas os operadores envolvidos no projeto podem visualizar as atividades,
– Privado: somente o líder do projeto pode visualizar as atividades.

A exibição das atividades nas telas de visualização da Pauta e do Projeto respeitam a privacidade do projeto. 

Nas telas de pesquisa de Atividades e Projetos,o sistema lista todas atividades e todos os projetos mas quando o operador clicar para visualizar, a regra é aplicada. Dessa forma o usuário pode ver se o projeto ou a atividade já existem, mas se ele não fizer parte da equipe, não consegue abrir a atividade de um projeto protegido ou privado, por exemplo.