Central de suporte Pauta.Me

A “Ordem de Serviço” é a formalização do trabalho que será prestado ao cliente. Elas são criadas pelo Pauta.Me a partir da aprovação de um “Negócio” e possuem integração com os módulos de Projetos e Financeiro.

Para acessar as Ordens de Serviço, basta clicar em no menu “ORDENS DE SERVIÇO”.

Ao fazer isso você será redirecionado para uma tela onde encontrará campos para filtragem de OS específicas. É importante ter em mente que por padrão serão pré-filtradas pelo sistema OS em situações definidas como e . Caso deseje visualizar outros tipos de OS, basta remover os campos indesejados clicando no ao lado do nome da situação.

As “Ordens de Serviço” possuem 6 situações:

• Espera: ainda não possuí projeto e líder de projeto definidos;
• Andamento: indica que o projeto e o líder já foram definidos devendo ter início da produção em breve;
• Liberado: a O.S. foi liberada para a aprovação do serviço junto ao cliente;
• Aprovada: o serviço foi aprovado pelo cliente e a O.S. será concluída pois não restam mais atividades a serem executadas;
• Reprovada: o serviço foi reprovado pelo cliente e a O.S. retornará para a situação de “andamento”. Será necessário informar o motivo da reprovação para que a equipe de Projetos compreenda o que precisa ser executado;
• Cancelada: o serviço foi cancelado e poderá gerar pré títulos financeiros de multa ou estorno. Para poder cancelar uma O.S. é necessário ter a permissão definida em Níveis de Acesso.

Após a seleção dos filtros desejados, uma lista com as OS condizentes com esses filtros será exibida.

Através do grupo de botões localizados na parte superior direta da lista, será possível:

Definir as colunas a serem ocultadas ou exibidas na tela.
Exportar os registros nas extensões .CSV e .XLS.
Atualizar as informações exibidas na tela.

Para visualizar uma O.S. e obter informações sobre as tarefas planejadas e executadas, status financeiro, arquivos de referência e documentos de trabalho aprovados clique sobre o documento desejado e a tela de visualização da Ordem de Serviço será carregada.

Na tela de visualização da Ordem de Serviço, você poderá:

• Edita-la pelo botão  
• Mesclar ela a alguma outra OS pelo botão 
• Cancela-la 
• Visualizar o documento no formato para impressão  
• Liberar

• Criar novas atividades 
• Selecionar atividades relacionadas ao cliente porém fora da O.S para vincular a ela 
• Desvincular atividades da Ordem de Serviço 
• Visualizar os Arquivos de Referência e Documentos de Trabalho produzidos até então pelas respectivas abas.

Após a liberação pelo módulo “Projetos”, o operador responsável pelo cliente terá que aprovar ou reprovar essa OS no módulo de negócios.
Caso seja reprovada, será adicionado a ela um campo com o motivo da sua reprovação.

Caso seja aprovada ela será passada para a situação APROVADO.

Manter a rede de contatos da sua empresa organizada e ativa é essencial para a saúde de seus negócios.
Acesse o menu “Contatos” para adicionar e pesquisar os cadastros do tipo Lead, Prospect e Clientes.

Neste menu você poderá realizar buscas específicas de contatos com o auxílio dos campos de busca. Para visualizar mais campos do que os exibidos por padrão, clique em  e após definir seus filtros, a ativação do botão  irá exibir o resultado na tela.

Para ocultar colunas que você não considere necessárias ou exibir novas colunas, clique no botão  e deixe selecionado apenas os campos que você desejar visualizar. O botão  irá voltar a tabela para o padrão do sistema, já o  para você realizar o download do resultado no formato CSV ou Excel. Se você deseja visualizar um cadastro já existente, basta clicar em cima do nome desejado.

Adicionando um novo cadastro:

Caso deseje adicionar um novo contato, clique no botão  localizado no canto superior direito da tela de pesquisa.
Obs.: É importante ressaltar que cadastros do tipo “Lead” poderão ser adicionados somente pelo módulo de Negócios.

Em casos de cadastros de Pessoas Jurídicas, recomendamos que o primeiro passo do usuário ao realizar o cadastro seja informar o seu CNPJ e clicar na opção . Isso irá trazer todos os dados desse contato cadastrados na Receita Federal e você poderá selecionar quais dados você deseja utilizar pelo check-box

Clique em  ao do pop-up para adicionar os dados ao cadastro do contato.

Depois, você poderá atribuir ou não um responsável por ele, essa opção funcionará da seguinte maneira:

• Somente o responsável pelo contato, o administrador do módulo e usuários com níveis de acessos completos poderão criar Negócios vinculados a ele;
• Esse campo só poderá ser alterado novamente pelo administrador do módulo, usuários com níveis de acessos completos e os próprios responsáveis;
• Usuários com o nível de acesso mais limitados não poderão visualizar esse contato.

Obs.: Quando não ocorre a atribuição de responsável por um contato, todos os operadores do sistema poderão visualizar e editar esse contato, assim como os operadores do módulo de negócios poderão criar novos negócios vinculados a ele.

Cadastros definidos como Intermediador Comercial, ficarão visíveis na hora do cadastro de um Negócio. Quando ativo, ele irá incluir a opção “Nenhum” em tipo de contato. Pode ser considerado um parceiro comercial.

Tipo de Contato:

• Lead: É um contato com potencial para virar uma oportunidade de  negócio para a empresa.
• Prospect: Possui uma “Oportunidade” de negócio, que já demonstrou interesse pelos seus serviços/produtos, recebeu uma proposta comercial e está muito próximo de torna-se um cliente.
• Cliente: Contato ativo que gera  uma receita para a empresa.

Origem de Contato: Origem dos seus contatos será importante para mensurar os investimentos feitos na divulgação dos seus serviços/produtos. Caso a origem não esteja pré-cadastrada no sistema, clique no botão  localizado no canto direito da caixa de seleção para abrir uma caixa de cadastro rápido.

Grupo de Contato: Organização de cadastros por grupos, você poderá utilizar esses grupos como filtros de busca. Para adicionar um novo grupo de uma forma mais rápida, clique no botão  localizado no canto direito da caixa de seleção de grupos.

Informações de Faturamento

Se esse contato possuir um tipo de faturamento específico e padrão para Mídia e Produção, você poderá defini-lo nesta aba. Isso fará com que os operadores que criarem novas Ordens de Compra ou Pedidos de inserção não precisem ficar informando tais dados sempre que precisarem enviar esses serviços para faturamento. Nela também poderá ser adicionada as informações adicionais para as Notas Fiscais.

Vínculos

Nesta aba você poderá adicionar uma lista de contatos (pessoas físicas) vinculadas a esse cadastro. Além disso, é por aqui que é liberado o acesso ao Painel do Cliente, opção que ficará visível após a vinculação. 

Para vincular um cadastro é necessário preencher os campos desejados, sendo apenas o nome obrigatório e clicar no botão  ao final da linha. Com isso, o contato será listado abaixo, você poderá informar se ele é considerado um representante legal clicando em cima de “Selecione”, criar acesso para ele no Painel do Cliente clicando em cima de “CRIAR ACESSO”, editá-lo pelo botão  e remover esse vínculo clicando em .D

Para salvar as informações desse contato clique em , para remove-lo utilize o botão .

Módulo: Negócios(CRM) / Projetos / Produção / Mídia ON/OFF / Financeiro
Menu: Contatos

Para cadastrar um “Grupo Empresarial” selecione o menu “Contatos”, localizado nos módulos de e clique sobre o botão .

Na aba “Dados Gerais” preencha as informações solicitadas, são dados obrigatórios:

• Tipo do Contato (lead, prospect ou cliente)
• Razão Social

– Se o cadastro que você está efetuando é a matriz de um Grupo Empresarial selecione a opção .

– Se o cadastro realizado for de filiais, selecione a Matriz no campo “Grupo Empresarial”

ATENÇÃO

Após as informações prestadas sobre os “Dados Gerais” a aba “Vínculos”será liberada, utilize-a para cadastrar pessoas e empresas vinculadas ao contato que você cadastrou.

Saiba mais em:
Para que existe a aba Vínculos no cadastro de um Contato?

Módulo: Negócios / Projetos / Produção / Financeiro / Mídia ON|OFF
Menu: Configurações / Grupo de Contatos

Os grupos de contatos servem para auxiliar na organização dos contatos cadastrados no sistema e por consequência facilitar para o usuário o acesso aos dados de algumas rotinas básicas, como por exemplo gerar relatórios.

1. Para adicionar um Grupo de Contatos:

• Acesse o menu “Grupos de Contatos” em Configurações no módulo desejado:

• Insira o nome do Grupo desejado, e depois clique em

2. Para editar um Grupo:

• Edite a linha desejada e depois clique em

3. Para excluir um Grupo:

• Selecione a linha desejada e depois clique em .

Os grupos de cadastros servem para organizar os cadastros de pessoas físicas e jurídicas contidas no sistema. Ele servirá de filtro para buscas e pode ser editado/adicionado dentro de qualquer módulo do sistema pelo submenu “Grupo de Contatos” no menu “Configurações”.

Na página de cadastro, você deverá informar o nome do Grupo de Serviços e logo após clicar no botão  para adicioná-lo à lista. Para remover algum dos já cadastrados, selecione-o pelo check-box  e clique no botão .

Em casos de alteração no nome, basta alterar a linha desejada e clicar em .