Central de suporte Pauta.Me

Negócios

No Paute.Me, os negócios são considerados as fontes de receita da empresa, possuindo uma atribuição de serviços prestados e gerando orçamentos que você poderá enviar diretamente para o seu cliente. Essa funcionalidade possui integração com o módulo de Projetos e Financeiro, que irá funcionar da seguinte maneira:

Após a aprovação de um Negócio, uma Ordem de Serviço é gerada no módulo de Projetos e após sua conclusão pelo departamento ela voltará ao módulo de negócios para que o operador responsável aprove ou reprove a sua finalização. Essa mesma aprovação irá gerar um pré-título a receber no módulo Financeiro, que poderá emitir a cobrança e nota fiscal ao cliente.

Para visualizar os seus negócios, clique no menu “Negócios”.

Você será direcionado para a tela de pesquisa e nela você poderá buscar por negócios já existentes, para visualizá-los basta clicar em cima do nome desejado.

A sequência de botões  permitirá a extração do resultado da pesquisa, a ocultação e adição de novas colunas e o recarregamento da página para a volta dos padrões do sistema.

Para adicionar um novo negócio, clique no botão  localizado no canto superior direito da tela.

Obs.: Este artigo está separado em três tópicos, que irá falar sobre o cadastro, a visualização e remoção de um Negócio. 

Podem criar, editar e visualizar um “Negócio”: o responsável pelo contato, o administrador do módulo e o operador com acesso completo. 

Os “Negócios” possuem situações que são alteradas a medida que a negociação evolui:

• Andamento: Situação do negócio que permite edição até que ele seja aprovado ou cancelado;
• Aprovado: Quando aprovado gera “Ordens de Serviço”;
• Concluído: Quando todas as “Ordens de Serviço” forem aprovadas;
• Cancelado: É possível cancelar um negócio em qualquer fase enquanto ele estiver em “andamento”, para isto será necessário informar o “Motivo do cancelamento”. 

Para avançar de uma fase para outra é necessário informar os dados obrigatórios e salvar as informações prestadas. Abaixo apresentaremos o passo a passo para avançar as fases do Negócio e os recursos disponíveis:

OPORTUNIDADE

As Oportunidades de negócios podem ser vinculadas a prospects e clientes de responsabilidade do operador logado na plataforma. 

Podem ser criadas automaticamente pelo Pauta.Me de duas maneiras, de acordo com as “Configurações de oportunidades”:

1. Ao cadastrar um prospect.
2. Via integração com o app de inbound marketing RD Station, leads marcados com Oportunidade são importados como Prospects e geram o cadastro padrão de uma oportunidade. 

Para cadastrar manualmente uma “Oportunidade”

1. Acesse o menu “Negócios” no módulo de Negócios
2. Clique sobre o botão  Preencha os campos obrigatórios: Contato, Tipo do funil e fase de funil. 
3. Outros campos a serem informados são: Vínculo do contato, Valor estimado e Previsão de contato.
4. Clique em .
   
   OBS.: Se as “Configurações de oportunidades” estiverem definidas os campos de tipo e fase do funil virão preenchidos de acordo com os parâmetros pré-estabelecidos, porém você poderá altera-los se desejar.

Observe na figura abaixo que dentro do círculo da fase “Oportunidade” o ícone de confirmação do passo agora está amarelo (), isto significa que você pode avançar para a próxima fase do “Negócio”.

PROPOSTA

Nesta fase você poderá:

• Editar o título;
• Informar a data de validade;
• Adicionar os serviços e editar valor negociado, desconto e quantidades;
• Compor um texto de apresentação ou utilizar um modelo previamente cadastrado.
  
  OBS.: A calculadora disponível no campo quantidade serve para calcular a quantidade de itens para um subtotal previamente definido.

Para avançar para a próxima fase você precisará informar pelo menos um serviço e clicar no botão “Salvar”, com isso o ícone de confirmação do passo ficará verde.

NEGOCIAÇÃO

Está na hora de informar os acertos finais da negociação:

• Na coluna “Negociação” você indicará as seguintes informações: 
  – Para serviço sem recorrência: será informada a quantidade de parcelas e com um clique sobre o botão  você poderá customizar as datas de vencimento e os valores das parcelas.
  – Serviços com recorrência: você irá informar a quantidade de meses que o serviço será prestado;
  
  
• 1º vencimento” e “Entrega”: podem ser atribuídas de forma individual ou em lote.

• Clique sobre o botão  para prestar informações específicas para o departamento financeiro e equipe de projetos. Estas informações estarão disponíveis na visualização da “Ordens de Serviço”.

• Faturar em nome de: É possível criar um “Negócio” em nome de um cliente e gerar o faturamento (boleto, NFe…) contra outro contato cadastrado no Pauta.Me

Vale lembrar que os campos assinalados como obrigatórios* devem estar preenchidos para que seja possível avançar para a última fase do “Negócio”.

APROVAR
Agora revise as informações do seu “Negócio” e se estiverem de acordo com a negociação clique sobre o botão “Aprovar”, isto irá gerar as “Ordens de Serviço”

Visualizando um Negócio

Após a inserção de uma Oportunidade, um “Negócio” é gerado com o status “Em andamento”. Nesse momento você já terá uma tela de visualização do negócio e pode acessá-la através do botão “Visualizar”, localizado no canto superior direito da tela de edição.

Na tela de visualização de um negócio você poderá: 

• Visualizar os dados das empresas relacionadas: No lado esquerdo estará os dados da sua empresa, e no direito o do cliente.

• Alterar sua fase e o Funil de Vendas: Você poderá alterar o funil através da caixa de seleção localizada no canto direito na secção Funil de Vendas. Já para alterar sua fase no Funil, basta clicar em cima da desejada, sendo que a atual estará destacada com a cor mais forte.

• Visualizar os dados do negócio: Quando estiver sem proposta, será possível visualizar o valor estimado e previsão de contato (caso tenha). Após a inserção da proposta comercial, você terá um atalho para visualizá-la e posteriormente, depois da inserção dos dados de negociação também terá a opção de aprovar essa proposta.

• Criar e vincular atividades: Caso já existam atividades avulsas (que não possuem vínculo com projetos) para esse cliente, você poderá vinculá-las ao negócio através do botão . Outra opção é criar atividades, reuniões e ligações vinculadas ao negócio diretamente por essa seção, através do botão .

O registro dessas atividades aqui se torna extremamente importante para você ter um acompanhamento melhor sobre os acontecimentos do negócio, o total de esforço prestado, sua alocação de tempo e é claro, possuir um histórico de tudo isso.

• Visualizar atualizações: Todo tipo de alteração realizada desde a criação da oportunidade. Sendo os primeiros registros os mais recentes e os últimos os mais antigos. Aqui também ficará salvo as versões das propostas criadas e você poderá visualizá-las através do botão laranja.

Removendo um Negócio

É necessário lembrar que essa ação pode gerar uma perda de dados que talvez sejam importantes para a sua empresa. Por este motivo, aconselhamos os nossos clientes a sempre cancelar os negócios ao invés de removê-los, com isso o histórico de registros não será afetado diretamente e você ainda poderá informar o motivo desse cancelamento. Essa opção fica na parte superior direita na tela de edição e visualização de um negócio, podendo ser acionada a qualquer momento.

Caso ainda assim você realmente queira remove-lo, você poderá utilizar botão “Remover” localizado no canto inferior direito da tela de edição do Negócio.
Obs.: A remoção de um Negócio só pode ser realizada se os pré-títulos gerados no modulo financeiro e as Ordens de Serviço estiverem em espera. Outra questão importante é não ter nenhuma atividade vinculada a esse negócio.