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Grupos de Contatos
Os grupos de cadastros servem para organizar os cadastros de pessoas físicas e jurídicas contidas no sistema. Ele servirá de filtro para buscas e pode ser editado/adicionado dentro de qualquer módulo do sistema pelo submenu “Grupo de Contatos” no menu “Configurações”.
Na página de cadastro, você deverá informar o nome do Grupo de Serviços e logo após clicar no botão 
Em casos de alteração no nome, basta alterar a linha desejada e clicar em 
Para que serve os Grupos de Contatos?
Módulo: Negócios / Projetos / Produção / Financeiro / Mídia ON|OFF
Menu: Configurações / Grupo de Contatos
Os grupos de contatos servem para auxiliar na organização dos contatos cadastrados no sistema e por consequência facilitar para o usuário o acesso aos dados de algumas rotinas básicas, como por exemplo gerar relatórios.
1. Para adicionar um Grupo de Contatos:
- Acesse o menu “Grupos de Contatos” em Configurações no módulo desejado:
- Insira o nome do Grupo desejado, e depois clique em
2. Para editar um Grupo:
- Edite a linha desejada e depois clique em
3. Para excluir um Grupo:
- Selecione a linha desejada
e depois clique em 
.
Origem de Contatos
Módulo: Negócios
Menu: Configurações / Origem de Contatos
Saber a origem dos seus contatos é importante para mensurar os investimentos feitos na divulgação dos seus serviços/produtos. As origens podem ser atribuídas a qualquer tipo contato: Lead, Prospect e Cliente.
Estas origens podem ser cadastradas automaticamente pela integração do RD Station ou manualmente, pelo submenu “Origem de Contatos”
Na página de cadastro, você deverá informar o nome da origem, seu tipo e logo após clicar no botão 
Para guardar as informações inseridas ou editadas, clique no botão 
Para remover algum dos já cadastrados, selecione-o pelo check-box 
Em casos de alteração no nome, basta alterar a linha desejada e clicar em 
Apresentações de Propostas
Uma “Proposta Comercial” deve conter, de forma organizada, as informações necessárias para que a venda seja concluída. O receptor deste documento precisa captar com clareza e objetividade o conteúdo exposto e assim sentir-se confortável em aprovar o negócio proposto.
A construção de uma proposta comercial pode ser dividida em etapas. O recurso de “Apresentações de Propostas” do Pauta.Me trata da etapa de contextualização do negócio proposto, a qual se caracteriza por possuir os detalhes importantes sobre o assunto que está sendo tratado.
Utilize esta ferramenta para cadastrar quantos modelos forem necessários e padronizar os documentos que são encaminhados aos seus “Contatos” (leads, prospects, clientes).
Acesse o módulo de “Negócios” e no menu “Configurações” clique sobre “Apresentações de Propostas”.
Assim que acessá-lo, você será direcionado para a tela de pesquisa. Para editar um modelo já existente, basta clicar em cima de seu título. Caso deseje adicionar um novo clique no botão
Informe o título e preencha as descrição, você pode utilizar imagens, links, tabelas e várias outras opções de personalização para a apresentação da sua proposta comercial.
Para guardar as informações inseridas ou editadas, clique no botão
Em caso de edição de modelos já cadastrados, você terá a opção de copiá-lo clicando no botão 
Metas de Vendas
Estabeleça as metas de vendas da equipe comercial e conte com o Pauta.Me para alcançar resultados e superá-los.
Para criar uma meta:
- Selecione na linha destacada o ano e o mês, descreva o valor da meta e escolha um operador;
- Clique sobre o botão para adicionar as informações;
Para editar uma meta:
- Faça a alteração necessária e depois clique em .
Para remover uma linha:
- Selecione as linhas que desejar remover () e depois clique em .
Padrão de Oportunidades
Utilize este recurso para definir a configuração “Padrão das Oportunidades“, este parâmetro será utilizado nas seguintes situações:
- Contatos importados do RD Station, marcados como oportunidade: serão cadastrados no Pauta.Me como um Prospect e uma oportunidade será criada automaticamente, conforme configurações definidas neste local.
- Prospects cadastrados manualmente: terão uma oportunidade padrão criada de forma automática.
Para editar as configurações de “Padrão de oportunidades” é necessário parametrizar antecipadamente os tipos e fases de funil utilizados pelo departamento comercial da sua empresa.
Ao acessar o menu Configurações do módulo de Negócios e clicar sobre a opção “Padrão de oportunidades“, será necessário selecionar o tipo e a fase de funil default para as Oportunidades padrões.
Você também precisará definir o operador responsável por receber estas oportunidades que serão cadastradas automaticamente pelo Pauta.Me.
ATENÇÃO:
Se você não quiser que o Pauta.Me gere “Negócios” automaticamente, não realize esta configuração.
Configurando o Funil de Vendas
A sua empresa poderá segmentar os Negócios cadastrados e com isso ter funis separados com diferentes fases. Para cadastrar esses tipos, você deve acessar o submenu “Tipos de Funis”
Informe o nome do Tipo e clique no botão
Para remover algum dos já cadastrados, selecione-o pelo check-box
Em casos de alteração no nome, basta alterar a linha desejada e clicar em
Criados os tipos de funis, faz-se necessário definir as fases para cada tipo de funil, você precisará definir a ordem, o nome da fase e o tipo de funil que ela pertence. Acesse no menu de “Configurações” o item “Fases do Funil”.
- A partir do momento que é definido o tipo de funil de vendas é possível que seja configurada uma série de fases (etapas) para que o negócio seja concretizado.
Para criar uma fase de funil: Defina a ordem da fase, descreva o nome, associe um tipo de funil e clique no botão.
Para editar um tipo de funil ou alterar a ordem: Faça a alteração necessária e depois clique em.
Para remover uma linha:
– Selecione a/as linhas que desejar remover (em ) e depois clique em .
ATENÇÃO:
A ordem da fase irá definir a posição dela no funil, de cima para baixo. Sendo assim, a fase com ordem 1 será o inicio do funil, conforme a imagem ilustrativa abaixo.
Importar Serviços
Para facilitar o processo de configurações iniciais para novos clientes do Pauta.Me, possibilitamos a importação de serviços da empresa. Para fazer isso, acesse o submenu “Importar Serviços”
Você irá precisar de um documento do tipo CSV, com as seguintes colunas
Depois, selecione o arquivo pelo botão
Verifique se os dados estão corretos e clique em 
Obs.: Caso o Grupo de Serviço ainda não exista no sistema, ele será criado automaticamente.
ATENÇÃO!
Somente o Administrador (níveis de acesso) do Módulo tem acesso ao menu de Configurações.
Importar Contatos
Para facilitar o processo de configurações iniciais para novos clientes do Pauta.Me, possibilitamos a importação de contatos. Para fazer isso, acesse o submenu “Importar Contatos”
Para importar contatos você irá precisar:
- Criar documentos distintos para Pessoa Física (lead ou cliente) e Pessoa Jurídica (lead ou cliente);
- Salvar o arquivo no formato CSV separado por virgulas (saiba como arquivos CSV pelo Excel ou LibreOffice);
- Acessar o menu “Configurações > Importar Contatos” no modulo de Negócios;
- Selecionar o arquivo que deseja utilizar para a importação dos contatos e aguardar o processamento dos dados
- Relacionar os campos de importação com as colunas dos dados importados;
- Se o arquivo possuir a primeira linha com títulos será necessário deixar selecionada a opção;
- Informar a origem dos contatos;
- Selecionar o tipo de contatos: Leads, Prospects ou Clientes
- Após preencher os campos, clique em .
Atenção
Contatos do tipo prospect podem gerar negócios automaticamente quando houver configuração da oportunidade padrão.
Layouts de Propostas
Este é um recurso que será muito utilizado pela sua equipe comercial pois permite que sejam criados diferentes tipos de layouts para visualização das propostas comerciais cadastradas no Pauta.Me.
Para criar e editar os modelos é necessário ter acesso ao menu de Configurações do módulo de Negócios. Nele, localize o item “Layouts de Propostas”.
Clique no botão para adicionar um novo layout de proposta.
- Defina um título para este layout (campo obrigatório);
- Se desejar, selecione o layout como padrão = sim. Mas atenção! Somente um registro pode ser definido como padrão do sistema. Então, se houver outro registro definido como padrão, ele deixará de ser.
Na aba LAYOUT você observará que é apresentada uma sugestão no campo de edição do “Modelo”. Este é um modelo básico, que você poderá editar e:
- incluir imagens, tabelas, links e textos;
- ajustar cores e tamanhos de texto;
- adicionar variáveis simples e especiais.
Disponibilizamos uma série de variáveis que permitem a leitura dinâmica de dados na sua proposta. Para utilizá-las clique ou arraste o campo desejado até a posição que desejar incluí-lo.
As variáveis especiais, são compostas de variáveis simples e utilizadas para criar tabela ou lista de serviços, que podem ser personalizadas nas abas:
“LISTA DE SERVIÇOS“
Se você adicionar a variável especial “Lista de Serviço” na aba Layout, ela utilizará a configuração e as informações pré-definidas nesta sessão.
TABELA DE SERVIÇOS“
Nesta aba, você irá parametrizar a variável especial “Tabela de Serviços” para serviços com e sem recorrência. É possível:
- Adicionar, remover e definir a ordem das colunas;
- Cabeçalho: Alterar o título;
- Rodapé: Exibir, ou não, o valor total.
A aba “Pré-Visualização PDF” é onde você tem uma visão da configuração realizada nas abas anteriores e poderá definir para os arquivos PDF do Pauta.Me a orientação da página em retrato ou paisagem e a exibição do cabeçalho e rodapé.
Para guardar as informações inseridas ou editadas, clique no botão
Em caso de edição de modelos já cadastrados, você terá a opção de copiá-lo clicando no botão